Weniger
Telefon. &
mehr Behandlung.
PraxisFlow entwickelt individuelle KI-Lösungen, die Anrufannahme, Terminvergabe und Recall Ihrer Praxis vollautomatisch übernehmen. Damit Ihre MFA wieder das tun kann, wofür sie ausgebildet wurde: sich um Patienten kümmern.
Ihr Team arbeitet am Telefon. Nicht am Patienten.
Anrufe unterbrechen Behandlungen. Terminabsagen kommen zu spät. Recall-Patienten werden vergessen. In einer durchschnittlichen Zahnarztpraxis gehen dadurch täglich Stunden produktiver Zeit verloren — und Umsatz gleich mit.
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i.
Anrufe zur unpassendsten Zeit
Ein Großteil der Patientenanrufe trifft während Behandlungen ein. Jeder Anruf, der nicht beantwortet wird, ist ein potenziell verlorener Patient.
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ii.
Terminabsagen, No-Shows, Lücken
Unbesetzte Behandlungsstühle kosten direkt Umsatz. Ohne automatische Erinnerung und aktive Warteliste bleiben diese Lücken bestehen.
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iii.
Recall als stille Umsatzbremse
Patienten, die nicht wiederkommen, sind der unsichtbarste Verlust in Ihrer Praxis — weil niemand sie mehr auf dem Radar hat.
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iv.
MFA-Fluktuation nimmt zu
Qualifiziertes Praxispersonal ist knapp. Aufgaben, die eine KI erledigen kann, sollten Ihre MFA nicht ausbrennen.
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v.
Abends, am Wochenende, im Urlaub
Ein relevanter Anteil der Termin-Nachfrage entsteht außerhalb der Öffnungszeiten. Ohne 24/7-Annahme wandert diese Nachfrage zur nächsten Praxis.
Ein maßgeschneiderter Assistent. Nicht von der Stange.
Jede Praxis funktioniert anders. Deshalb bauen wir PraxisFlow individuell für Ihre Abläufe — mit Bausteinen, die sich nahtlos in Ihre bestehende Infrastruktur einfügen.
KI-Telefonassistent, der wie ein erfahrener Empfang klingt.
Unser Sprachmodell nimmt Anrufe in natürlicher Sprache entgegen, erkennt das Anliegen, greift auf Ihre Terminkalender zu und schließt den Vorgang selbstständig ab. Bei Notfällen entscheidet ein konfigurierbares Triage-Protokoll, ob und wie schnell ein Behandler alarmiert wird.
- Terminbuchung, -verschiebung und -absage in freier Sprache
- Notfall-Triage mit individuellem Eskalations-Protokoll
- Warteschlangen-Logik statt „bitte später nochmal anrufen"
- Anrufzusammenfassung per E-Mail an die Praxis
Terminvergabe, die mitdenkt.
Die KI kennt Ihre Behandlungstypen, Slot-Längen und Behandler-Spezialisierungen.
- Direkter Zugriff auf Ihren PVS-Kalender
- Automatische Terminbestätigung per SMS
- Intelligente Lückenfüllung aus Warteliste
Recall ohne Lücken.
Systematische Wiedereinbestellung mit personalisierten Nachrichten statt Standard-Massenversand.
- Automatische Erinnerung zur Kontrolle
- Mehrkanal-Versand (SMS, E-Mail, WhatsApp)
- Nachfass-Logik bei Nichtreaktion
Omnichannel-Kommunikation.
Patienten schreiben per WhatsApp, Formular oder E-Mail — die KI antwortet einheitlich und gepflegt.
- WhatsApp Business API
- SMS-Gateway DSGVO-konform
- E-Mail mit Anamnesebogen-Automatik
PVS-Anbindung.
Wir verbinden PraxisFlow mit Ihrer bestehenden Praxissoftware. Sie ändern nichts an Ihrem gewohnten Workflow.
- Primärfokus: Dampsoft
- Weitere Systeme auf Anfrage
- Saubere Zwei-Wege-Synchronisation
Analytics & Reports.
Sie sehen schwarz auf weiß, wo Ihre Praxis Zeit und Umsatz gewinnt — ohne Excel-Basteleien.
- Wöchentlicher Kompakt-Report
- Anrufvolumen & Bearbeitungsquote
- Recall- und No-Show-Entwicklung
Fünf Schritte. Keine Überraschungen.
Jede Praxis bekommt einen festen Ansprechpartner aus unserem Team in Münster. Von der ersten Frage bis zum Live-Betrieb.
Erstgespräch
20 Minuten, unverbindlich. Wir hören zu, stellen gezielte Fragen und verstehen, wo bei Ihnen der Schuh drückt.
Analyse
Wir gehen gemeinsam Ihre Anrufhistorie, Terminlücken und Recall-Quote durch. Realistische Zahlen, keine Prognosen.
Angebot
Ein individuell kalkuliertes Festpreis-Angebot. Laufende Drittanbieterkosten transparent ausgewiesen.
Einrichtung
Wir setzen alles vor Ort oder remote auf, trainieren Ihr Team und gehen zusammen in den Testbetrieb.
Live & Support
Ab Go-Live stehen wir weiter als Ansprechpartner bereit. Anpassungen jederzeit möglich.
Software, die Ihnen gehört.
Wir sind kein großer SaaS-Anbieter, der Praxen auf Standardprodukte zwingt. Wir sind ein kleines Team in Münster, das individuelle Lösungen baut — und sie Ihnen anschließend überlässt.
„Eine Praxis ist kein Abo-Kandidat. Sie ist ein Unternehmen mit Bilanz. Also bauen wir Software, die in die Bilanz passt — einmalig bezahlt, dauerhaft im Besitz."
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I
unser USP
Einmaliger Kaufpreis statt Monatsabo
Sie zahlen einen festen Preis — und die Software gehört Ihnen. Keine Preiserhöhungen, keine Abhängigkeit, keine Abo-Falle.
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II
0 % Marge
Transparente Drittanbieterkosten
Telefonie, SMS, KI-Modelle — alle laufenden Kosten werden 1:1 durchgereicht. Keine versteckten Margen, kein Aufschlag.
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III
DE gehostet
DSGVO-konform, Hosting in Deutschland
Patientendaten verlassen die EU nicht. Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive. Verschlüsselte Übertragung & Speicherung.
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IV
maßgefertigt
Individuell gebaut, nicht zusammengeklickt
Kein Konfigurator, keine 1-aus-10-Pakete. Wir analysieren Ihre Abläufe und bauen, was wirklich passt.
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V
lokal
Aus Münster für das Münsterland
Lokal verwurzelt, persönlich erreichbar. Wenn Sie uns brauchen, sind wir in 45 Minuten vor Ort — kein anonymer Support-Ticket.
Passt zu Ihrem Praxissystem.
Kein Wechsel, keine Migration, kein Datenchaos. PraxisFlow setzt auf Ihr bestehendes PVS auf — unser Primärfokus ist Dampsoft, weitere Systeme binden wir nach Absprache an.
KI verstehen. Vorsprung sichern.
Die beste Software bringt nichts, wenn das Team sie nicht bedient. Zusätzlich zur Einrichtung bieten wir praxisnahe KI-Schulungen — für MFA, Behandler und Inhaber. Damit Sie nicht nur automatisieren, sondern verstehen, was heute mit KI möglich ist.
Schulung anfragen →-
½ TagKI-Grundlagen für PraxisteamsWas KI kann, was nicht — und was Sie sofort anwenden.
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1 TagKI im Praxis-AlltagTextbausteine, Recall, Patienten-Mails — hands-on am eigenen System.
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½ TagPrompting & Effizienz für MFAWie Ihr Team KI im Tagesgeschäft produktiv nutzt.
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2 Std.Datenschutz & KI in der ZahnmedizinRechtssicher mit Patientendaten — speziell für medizinische Berufe.
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Auf AnfrageIndividuelle Inhouse-SchulungProgramm nach Ihrem Bedarf, vor Ort in Ihrer Praxis.
Das wollen die meisten zuerst wissen.
Jede Praxis hat andere Anforderungen — darum erstellen wir individuelle Angebote. Statt eines monatlichen Abos zahlen Sie einen einmaligen Kaufpreis für Ihre maßgeschneiderte Lösung. Laufende Drittanbieterkosten (Telefonie-Minuten, SMS, KI-Modelle) werden transparent 1:1 weitergeleitet — ohne Aufschlag. Ein verbindliches Angebot erhalten Sie nach einem unverbindlichen Erstgespräch.
Je nach Komplexität Ihrer Abläufe zwischen zwei und sechs Wochen. Im Erstgespräch analysieren wir Ihre Prozesse und nennen Ihnen einen verbindlichen Zeitplan. Während der Einrichtung ändert sich an Ihrem Tagesgeschäft nichts — wir arbeiten parallel und schalten erst live, wenn alles nachweislich funktioniert.
Ja. Unsere Systeme werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren gehostet, Patientendaten verlassen die EU nicht. Wir stellen Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zur Verfügung und dokumentieren alle Verarbeitungsprozesse nachvollziehbar. Für besonders sensible Bereiche (z. B. Anamnesedaten) verwenden wir Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
Ja. Dampsoft ist unser Primär-Integrationspfad — Terminvergabe, Patientendaten und Recall-Workflows greifen direkt auf Ihre bestehende Software zu, ohne dass Sie etwas an Ihrer gewohnten Umgebung ändern müssen. Für andere Praxissysteme (Charly, Evident, Z1, ivoris u. a.) setzen wir Integrationen auf Anfrage individuell um.
Nein — und genau das ist der Punkt. PraxisFlow übernimmt die Routineaufgaben, die Ihre MFA ausbrennen: ewiges Telefonklingeln, Terminerinnerungen tippen, Recall-Listen abarbeiten. Das, was wirklich Fachkraft-Qualität braucht — Patientenbetreuung, Assistenz am Stuhl, persönlicher Empfang — bleibt Ihrem Team. Die KI ist eine Entlastung, kein Ersatz.
Kein System ist unfehlbar. Für solche Fälle gibt es klare Fallback-Regeln: Das Gespräch wird an einen festgelegten Kontakt in der Praxis weitergeleitet oder ein Rückruf-Wunsch wird vollständig protokolliert und als Aufgabe an Ihr Team übergeben. Kein Anliegen geht verloren.
Ja. Sie haben einen festen Ansprechpartner aus unserem Team in Münster — per E-Mail, Telefon oder bei Bedarf vor Ort. Wartungs- und Supportpakete sind optional zubuchbar und auf Ihre Praxisgröße abgestimmt.
Ja, im gesamten deutschsprachigen Raum (DACH). Unser Schwerpunkt liegt im Münsterland, weil wir hier schnell vor Ort sein können. Für Praxen außerhalb arbeiten wir remote — mit derselben Betreuungsintensität.
Zwanzig Minuten.
Ein ehrliches Gespräch.
Kein Vertriebs-Pitch. Wir hören zu, analysieren Ihre Abläufe und sagen Ihnen ehrlich, ob PraxisFlow für Ihre Praxis Sinn ergibt — oder nicht.